Ровно 100 лет назад, в 1922 г Владимир Маяковский описал, сколько проблем приносят лишние и неэффективные совещания.
«В день
заседаний на двадцать
надо поспеть нам.
Поневоле приходится раздвояться.
До пояса здесь,
а остальное
там».С волнения не уснешь.
Утро раннее.
Мечтой встречаю рассвет ранний:
«О, хотя бы
еще
одно заседание
относительно искоренения всех заседаний!»
Чтобы этого не произошло, важно использовать принципы эффективного управления и информационной гигиены. Гуру управления считают, лучшее совещание то, которое вообще проводить не нужно. Если же совещания не избежать:
- У руководителя компании и всех заинтересованных сотрудников должен быть согласованный заранее список мероприятий.
- Список участников совещания лучше обдумать заранее. Системному администратору или завхозу, к примеру, совершенно не обязательно участвовать в утренней планерке, где директор рассказывает о коммерческих итогах прошедшего дня. Также, как и руководителю отдела продаж эффективнее заняться продажами, чем заслушивать проблемы закупки воды и туалетной бумаги. Руководителей всех подразделений правильнее собирать на летучки по вопросам, где решения касаются каждый отдел компании.
- Организатор мероприятия заранее должен разослать участникам повестку совещания с указанием регламента выступлений, а также иные информационные материалы: презентацию, таблицы. Будет правильно попросить коллег заранее ознакомиться с материалами и уточнить непонятные места.
- Перед совещанием желательно сделать дополнительную рассылку участником с напоминанием о встрече. В системе «ВИДЕО КОНТУР» для этого есть автоинформатор. С его помощью можно заранее напомнить коллегам, чтобы каждый проверил работу интернет-канала, наушники, микрофон и не забыл подключиться к конференции.
- Во время совещания нужно соблюдать простые правила: когда один говорит, микрофоны остальных участников выключены. Организатор встречи в «ВИДЕО КОНТУР» может дать одному из сотрудников права модератора, чтобы он следил за соблюдением правил и мог быстро отключить звук у нарушителя.
- Не перебивать оратора – правила хорошего тона любой встречи. К сожалению, из-за качества канала не всегда можно понять, сделал ли говорящий паузу или уже закончил выступление. В «ВИДЕО КОНТУР» система автоматически подстраивается под каналы связи любого качества, и вероятность, что кто-то начнет говорить в момент выступления коллеги, не поняв, что тот еще не закончил, ничтожно мала.
- Часто сотрудники, участвующие в дистанционном совещании, могут быть в командировке, дома на удаленной работе, на шумном мероприятии. Посторонний шум во время встречи может негативно сказаться на ее восприятии. В системе «ВИДЕО КОНТУР» предусмотрена функция шумоподавления. Звук будет предельно чистым, а восприятие правильным.
- По причинам, указанным выше, не всегда удобно показывать коллегам обстановку, в которой находится удаленный участник. Для этого у участника встречи в «ВИДЕО КОНТУР» есть возможность менять фон. К примеру, на заднем плане может быть брендированная логотипом компании стена.
- Жизненно необходимо, чтобы на встрече был участник, который записывал бы ее итоги и после окончания мероприятия донес бы результат до всех остальных. Не все и не всегда могут качественно протоколировать итоги работы. В «ВИДЕО КОНТУР» есть возможность записи встречи для последующего ее анализа. Вплоть до того, что вы можете посмотреть, сколько времени говорил каждый из участников конференции.
- И основное правило. Уважаете тех, с кем работаете. Ругайте индивидуально. Хвалите при всех. Компания, где вместо сотрудничества присутствует внутренняя конкуренция, рано или поздно окажется нежизнеспособной.
Успешной вам работы, коллеги!
